Logo 1001 tips

Sitehosting - Your hostingpartner for ever!

 

Hoe lang moeten officiële documenten bewaard worden?

  1. Startpagina juridische rubrieken
  2. Alimentatiegeld
  3. Schenking
  4. Erkenning van een kind
  5. Hoe lang moeten officiële documenten bewaard worden?

PapierenBij de jaarlijks schoonmaak of opruiming van de kasten, stel ik vast dat ik door de jaren heen stapels papier heb verzameld. De paperassen zoals facturen, betalingsbewijzen, loonstroken en dergelijke zitten weliswaar allemaal netjes geklasseerd in ringmappen maar deze puilen uit…Zolang er plaats in de kast was voor het aanmaken van een nieuwe map gebeurde dit ook maar na 20 jaar verzamelen, is het nu broodnodig voor een grondige opruiming.

Meteen rijst de vraag: is het nu echt nodig om deze documenten te bewaren? Welke documenten kan ik met een gerust hart weggooien? We nemen dit eens onder de loep…

Levenslang te bewaren

  • Geboorte-, adoptie- of erkenningsakten
  • Globaal medisch dossiergegevens 
    Het gezondheidsboekje en het inentingsboekje, een bloedgroepkaart, een vaccinatiekaart, een bewijs van eventuele allergieën die je leven kunnen in gevaar brengen en andere belangrijke medische gegevens. ... ...
  • Diploma’s en professionele certificaten
  • Andere schooldocumenten:

    Schooldocumenten van de Basisschool
    Bewaren: Het getuigschrift van het basisonderwijs. Dit om een vlotte overgang naar de Middelbare school te waarborgen.
    Niet bewaren: rapporten, boeken of schriften, huistaken, allerhande werken.

    Schooldocumenten van de Middelbare school
    Bewaren: Het getuigschrift van het einde van elke graad van de Middelbare school.
    Niet bewaren: rapporten, boeken of schriften, huistaken, allerhande werken.
    Uitzondering: de school moet ter inzage van de inspectie 3 leerlingen aanduiden die deze zaken moet bewaren tot het einde van het volgend schooljaar. De school zal je zoon of docht Bewaren: er dan ook persoonlijk verwittigen of hij/zij bij deze 3 leerlingen behoort.

    Schooldocumenten van het Hoger onderwijs
    Bewaren: Diploma’s, diplomasupplementen en professionele certificaten. Diplomasupplementen zijn documenten die sinds de invoering van het bachelor en masterdiploma steeds bij het diploma worden gevoegd. Ze bevatten informatie over de onderwijsorganisatie, de gekozen opleidingsmodaliteiten en zelfs de behaalde cijfers. Dit is een interessant gegeven omdat dit bij een sollicitatie als een extra troef kan naar voorgebracht worden.
    Ben je in de loop der jaren of door een brand of dergelijke toch een diploma kwijtgeraakt, neem dan contact op met de Hogeschool of de Universiteit. Deze instellingen kunnen je een duplicaat overmaken.
  • Rijbewijs
  • Documenten met betrekking tot je burgerlijke staat
    Trouwboekje, het huwelijkscontract, het samenlevingscontract, het echtscheidingsvonnis.
  • Arbeidscontracten
    Deze kunnen nuttig zijn om je curriculum Vitae op te stellen en/of om je loopbaan bij pensionering te bewijzen
  • Notariële akten
    Akten die door de notaris zijn opgesteld om een verkoop te bezegelen, om een testament op te maken. Mocht je deze verliezen dan kan je levenslang bij het notariskantoor een duplicaat krijgen.
  • Schenkingsbewijzen of schenkingsakten
    Schenkingsbewijzen bewaar je het best om onenigheid tussen de mogelijke erfgenamen te vermijden en verdenkingen van de fiscus te kunnen rechtzetten. Bij de bank kan je tot 10 jaar terug gaan om een kopie van bankuittreksels te krijgen die een schenking bewijzen.
  • Testamenten en andere documenten met betrekking tot nalatenschap zoals aangifte succesrechten

Te bewaren zolang je eigenaar bent

  • Eigendomsakte van een onroerend goed
  • Aankoopfactuur van je wagen of moto
  • Boorddocument van je wagen of moto

Te bewaren tot je gepensioneerd bent

  • De jaarlijkse loonfiches van je werkgever
  • De jaarlijks uittreksels die je ontvangt waarop je loongegevens vermeld staan die dienstig zijn voor je pensioenberekening .

 10 jaar te bewaren

  • Leningsovereenkomsten en betalingsbewijzen: de 10 jaar wordt gerekend vanaf de betaling van de laatste schijf.
  • De hypothecaire acte en het betalingsbewijs
  • Documenten die betrekking hebben met de bouw van een woning of de renovatiewerken aan de woning.
    Hiermee bedoelen wij de contracten met de architect, de overeenkomsten met de verschillende aannemers en alle facturen en betalingsbewijzen van bv de metser, de loodgieter, de elektricien, de vloeder. De periode van 10 jaar gaat in vanaf de definitieve oplevering van de werken. Dit kan nuttig zijn mocht er zich een defect of schade voordoen aan de woning waarbij de deskundige nog 10 jaar aansprakelijk kan gesteld worden.
  • Documenten die betrekking hebben met het beheer van mede-eigendom
    Briefwisseling tussen de mede-eigenaar en de syndicus, briefwisseling tussen mede-eigenaars onderling, verslag van een algemene vergaderin...
  • Bewijzen van kredietovereenkomsten en de betalingsbewijzen er van
  • Aankoopborderellen van effecten
    Heeft U het effect nog niet verkocht dan spreekt dit voor zich dat je het uiteraard langer zal bewaren.
  • Medische schadedossiers
    Hiermee bedoelen we dat je het schadedossier 10 jaar moet bewaren na het stopzetten van de laatste schadevergoeding.
    Let op: overleg de gevolgen van je aandoening of letsel goed met je behandelende specialist. Bewaar het dossier langer indien deze laatste melding maakt van eventueel nog te verwachten medische klachten.
  • Inkomstenbewijzen van niet-belastbare uitkeringen

7 jaar te bewaren

  • Alle documenten met betrekking op je belastbaar inkomen: bewijzen van je beroepsinkomsten, bewijzen van roerende inkomsten alsook de bewijzen van onroerende inkomsten.
  • Een kopie van de belastingaangifte
  • Bewijsstukken van de kosten die je fiscaal in mindering bracht op je belastingsaangifte
  • Het ontvangen aanslagbiljet en betalingsbewijzen van alle belastingen en taksen die je ontvangt van de overheid.
  • BTW-documenten die nodig zijn voor de boekhouding
    Hiermee worden ook bedoeld de facturen van klanten en leveranciers en andere bewijzen die met je activiteit te maken hebben.
    Deze verjaringstermijn van 7 jaar is een nieuw gegeven en werd onlangs gewijzigd (vroeger maar 5 jaar) zodat de fiscus de mogelijkheid krijgt fiscale fraude nu langer te kunnen opsporen en aan te pakken.

5 jaar te bewaren

  • Betalingsbewijzen van allerlei ontvangen uitkeringen
    Betalingsbewijzen van loon, werkloosheid, ziektevergoeding, werkloosheidsuitkering, vakantiegeld, pensioenen, kinderbijslag, alimentatie en andere uitkeringen zoals bv inkomensvervangende en integratietegemoetkoming, uitkeringen arbeidsongeval of beroepsziekten enz.
  • Alle documenten die betrekking hebben met de huur van een woonst
    Huurcontract, het betalingsbewijs van de huurwaarborg, het betalingsbewijs van de maandelijkse huur, de plaatsbeschrijving van de woonst, een kopie van de opzeggingsbrief met het ontvangstbewijs van het aangetekend schrijven, het betalingsbewijs van de eventuele schade... De periode van 5 jaar gaat in vanaf het stopzetten van de huurovereenkomst.
  • Betalingsbewijzen van allerlei nutsvoorzieningen
    Betalingsbewijzen van gas, elektriciteit, water, telefoon, gsm, internet en teledistributie
  • Bankdocumenten en rekeninguittreksels
    Let op: je dient ze langer te bewaren (10 jaar) indien ze gegevens bevatten die betrekking hebben op het aflossen van een schuld.
    Daarnaast zijn ze ook nuttig bewijsmateriaal als garantiebewijs voor bepaalde aankopen.
  • Betalingsbewijzen met betrekking op honoraria (erelonen) en onkostennota’s van notarissen en advocaten

3 jaar te bewaren

  • Contracten, polissen en betalingsbewijzen van verzekeringspremies
    De brandverzekering, de familiale verzekering, de autoverzekering. De 3 jaar gaat in te rekening vanaf de einddatum vermeld op de polis.
    Let op: deze termijn geldt niet voor de levens- of overlijdensverzekering. Hier bewaar je alles tot de begunstigden zijn uitbetaald.
  • Kopie van opzegging van een verzekeringsovereenkomst
  • Post-assignatiestrookje waarmee het pensioen betaald wordt

2 jaar te bewaren

  • Betalingsbewijzen van medische kosten en ziekenhuisfacturen
    Ereloonnota’s van dokters, kinesisten, tandartsen, apothekers enz. De bewaringstermijn gaat in vanaf het einde van de maand waarin deze zorgen verstrekt zijn.
    Nuttig tip: indien je binnen de 2 jaar nog een getuigschrift voor verstrekte hulp (bewijsje die je krijgt van de zorgverstrekker) vindt, die je nog niet aangeboden hebt aan uw ziekenfonds, moet de mutualiteit dit als nog uitbetalen.
  • Aankoopbewijzen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, huishoudtoestellen of meubels
    Nuttig tip: indien je binnen de 6 maand na de aankoop van een toestel met beperkte levensduur een slecht functioneren of een ander mankement vaststelt , dan neemt men aan dat dit reeds van bij de aankoop aanwezig is.
  • Facturen van een reisbureau

1 jaar te bewaren

  • Ontslagbrief
    Met ontslagbrief bedoelen we zowel de brief van de werkgever die je ontvangt als wanneeer je zelf je ontslag indient. De bewaarperiode gaat in vanaf het einde van de opzeggingstermijn.
  • Jaarlijks overzicht van de groepsverzekering van je werkgever
  • Het bewijs van je verwarmingsinstallateur waarin deze verklaart dat je de schoorsteen en je ketel liet reinigen: dit attest is nodig voor je brandverzekering... ....
  • Transportfacturen

6 maand te bewaren

  • Betalingsbewijzen van hotel- en restaurantkosten

1 maand te bewaren

  • De oproepingsbrief voor de verkiezingen
  • Kasticket van de winkel
    Deze zijn nodig om het bewijs te leveren dat je de goederen in de desbetreffende winkel aankocht en dienen voorgelegd te worden om de goederen te kunnen ruilen in geval van schade of gebrek.

Ik hoop dat jullie met deze uitleg al een heel stuk op weg zijn om met kennis van zaken aan de opruimingsbeurt aan de slag te gaan. Neem er gerust de tijd voor en bekijk alle documenten goed alvorens ze te verbannen naar de papiermand.

En nu aan de slag…succes ermee!
Share to Facebook Share to Twitter Blogger Wordpress LinkedIn Myspace Email Meer...
Laatste aanpassing op zondag 3 december 2017 om 12:51u