10 Hoofdzonden van de Tekstverwerking

Ik zie vaak mensen met een tekstverwerker bezig (Word of iets anders) op een manier die zeer veel tijd kost. Vaak zie ik ervaren typisten op een erg onhandige manier omgaan met teksten die ze van anderen hebben gekregen om te herwerken. De baas heeft meestal totaal geen benul van tekstverwerking en is een vlijtig beoefenaar van de 10 doodzonden van de tekstverwerking. Het herwerken van de tekst volgens de regels der kunst, is vaak een harde klus.

Toch hebben tekstverwerkers handige middelen om een tekst er binnen de kortste keren weer goed te laten uitzien.

Eerst de 10 Hoofdzonden

Elke lijn beëindigen met een harde return (zoals een typmachine).
Inspringen aan de hand van spaties.
Ruimte maken tussen alinea's door een lege lijn toe te voegen.
Handmatig nummeringen typen.
Geen gebruik maken van koppen (Kop1, Kop2, enz).
Geen gebruik maken van opmaakprofielen.
Afbeeldingen niet comprimeren.
Handmatig inhoudstafels maken.
Geen spellingcontrole doen (ook al staat ze aan, je negeert ze gewoon).
Handmatig woorden zoeken door alle tekst na te lezen.

Ken je zelf nog andere doodzonden, zet ze gerust onderaan in commentaar.

Enkele remedies

Dit zijn enkele tips die je kan gebruiken om een slechte tekst snel wat op te kuisen. Voor onderwerpen zoals "Hoe moet ik een inhoudstafel maken?", en "Hoe moet ik afbeeldingen comprimeren?", verwijzen we uiteraard graag naar andere websites, of naar de Helpfunctie van Office Word zelf. Een absolute aanrader wat GRATIS cursusmateriaal betreft is www.gratiscursus.be.

1. Zoeken: CTRL-F

De functie "Zoeken" in een tekst is zeer slecht gekend bij velen. Nochtans heeft de sneltoets-combinatie CTRL-F (F van Find) in zowat elk programma van tekstverwerker tot browser dezelfde functie: een woord of tekst zoeken binnen een bestaande tekst. CTRL-F is zeer handig om op een lange webpagina het woord te zoeken waarmee je de pagina gevonden hebt.

2. Zoeken en vervangen: CTRL-H

Zo nodig nog handiger dan de zoekfunctie op zich is de functie "zoeken en vervangen", met de sneltoets-combinatie CTRL-H. Vooral in een tekstverwerker of een rekenblad (Excel), kan je hiermee wonderen doen. Met CTRL-H kan je snel fout gespelde woorden zoeken en vervangen door het juiste woord. Maar je kan ook opmaaktekens zoals alineamarkeringen, zachte returns enz. vervangen.

Soms kopieer je tekst uit een ander programma, of van een collega, waarin bijv. veel opeenvolgende spaties staan, of opeenvolgende alineamarkeringen. Hoe kan je snel die opeenvolgende spaties eruit halen en vervangen door één spatie?

3. Opeenvolgende spaties vervangen door één spatie

Je moet er wel even een portie gezond boerenverstand bij halen om dit te doen. De meesten zullen bijv. CTRL-H doen en dubbele spaties vervangen door niks. Dan maak je een nog groter probleem, want dan zullen veel woorden aan elkaar geplakt hangen. Ga als volgt tewerk:

Doe CTRL-H
Klik op de knop "Meer" om alle opties te zien
Klik voor "Zoeken naar" op "Speciaal" en kies "Spatie(s)". Er wordt tweemaal "^w" ingevoerd.
Klik voor "Vervangen door" éénmaal op "Speciaal" en kies "Vaste spatie". Er wordt éénmaal "^s" ingevoerd.
Test het eens uit door te klikken op "Volgende zoeken" en "Vervangen". Heb je het gewenste resultaat, klik dan op "Alles vervangen". Doe dit verscheidene malen na elkaar, tot er geen dubbele spaties meer over zijn. Klaar!

Op deze manier kan je heel snel alle meervoudige spaties uit een tekst verwijderen.

4. Dubbele alineamarkeringen verwijderen.

Nog steeds maken vele PC-gebruikers de fout om in Word een dubbele alineamarkering te maken (twee lege lijnen) door tweemaal op Enter te drukken. Dit is niet de correcte werkwijze. Als je je standaardtekst wil indelen in duidelijke alinea's, dan moet je het opmaakprofiel voor "standaard" tekst aanpassen, door voor of achter een alinea een afstand te creëren. Dit doe je als volgt:

Klik met de rechtermuisknop op het opmaakprofiel "standaard".
Kies "Wijzigen"
Klik op de knop "Opmaak" en kies "Alinea".
Zet bij "Afstand" voor of achter bijv "6 pt"

Om nu de foute dubbele alineamarkeringen te vervangen door één, dan ga je als volgt tewerk:

Doe CTRL-H
Klik op de knop "Meer" om alle opties te zien
Klik voor "Zoeken naar" tweemaal op "Speciaal" en kies "Alineamarkering". Er wordt tweemaal "^p" ingevoerd.
Klik voor "Vervangen door" éénmaal op "Speciaal" en kies "Alineamarkering". Er wordt éénmaal "^p" ingevoerd.
Test het eens uit door te klikken op "Volgende zoeken" en "Vervangen". Heb je het gewenste resultaat, klik dan op "Alles vervangen". Doe dit verscheidene malen na elkaar, tot er geen dubbele alineamarkeringen meer over zijn. Klaar!

Maak niet de fout door een dubbele alineamarkering te vervangen door niks, want dan heb je geen alinea's meer. Op deze manier kan je ook tabs vervangen, sectie eindes enz.

5. Alle opmaak verwijderen met Kladblok

Ik ben dagelijks met geavanceerde programma's bezig, maar het programma dat ik dagelijks het meest opstart is één van de meest rudimentaire, met name "Kladblok". Kladblok bestaat al van bij aanvang van Windows en is terug te vinden onder Programma's > Bureau-accessoires. Bij mij staat Kladblok steeds in mijn snelstartmenu. Ik gebruik Kladblok dagelijks om:

opmaak uit tekst te halen, bijvoorbeeld uit een fragment of een citaat uit een webpagina;
URL's te kopiëren;
tijdelijke stukken tekst te plakken om daarna opnieuw te gebruiken;
ja zelfs als tussenstap om gegevens uit Excel tijdelijk te plakken om daarna opnieuw te kopiëren en in een Access tabel te plakken (wat sinds Office 2007 blijkbaar niet meer rechtstreeks kan).

Met Kladblok kan je ook snel tekst zoeken en vervangen. Het is ideaal om alle opmaak te verwijderen uit een slecht opgemaakte tekst in Word. Daarna kan je de tekst opnieuw opmaken zoals het hoort.

Laatste aanpassing op Wednesday, November 15, 2017 om 14:41u