Manueel beheren van e-mail berichten

Hier zijn vier gouden tips die u enkele uren werk en een boel stress kunen uitsparen per week. Verder kan je hiermee een hoop klachten van collega's of vrienden vermijden die boos zijn omdat je hun berichten niet hebt beantwoord. De laatste tip zorgt ervoor dat je elke dag met een propere lei kan beginnen.

1. De twee minuten-regel

Berichten die je in principe op pakweg twee minuten kan afwerken, behandel je onmiddellijk. Sleep dit soort berichten niet naar een TODO map, of laat die niet in het vet staan omdat je er later zal op antwoorden. Dat werkt alleen maar op de zenuwen. Als je ze direct afwerkt, krijg je elke morgen als je een tijdje aan het werk bent al vrij snel het gevoel dat je al aardig wat werk hebt verricht.

2. Een _TODO map aanleggen

E-mail manueel beheren 1 Berichten die je niet onmiddellijk kan afwerken omdat je er werk aan hebt, sleep je naar een _TODO map. Maak direkt onder uw Postvak In een nieuwe map (rechtermuisknop > Nieuwe map) met de naam "_TODO". Vergeet de "underscore" niet voor de "T", want deze zorgt ervoor dat de _TODO map helemaal bovenaan komt te staan.

Elke dag ga je na het afwerken van de berichten volgens de twee minutenregel kijken in uw _TODO map en werk je de berichten af die het dringendst zijn, of die al het langst staan te wachten. Op deze manier zal je ook nooit vergeten te antwoorden op e-mails.

3. Een 000-map aanleggen

E-mail manueel beheren 2 Een 000-map gebruik ik als ik uitzonderlijk veel e-mails binnenkrijg, na bijvoorbeeld een periode van verlof. Door alle nieuwe berichten naar een aparte map te slepen, kan ik ze makkelijker sorteren en beheren.

Maak eerst onder uw Postvak In een map met de naam "000" (rechtermuisknop > Nieuwe map).
Sleep alle nieuwe berichten van uw Postvak In (die staan immers in het vet), naar uw 000-map. Doe CTRL-A om ze allemaal te selecteren, klik met de rechtermuisknop op de berichten en kies "Markeren als gelezen". Zo vermijd je alvast dat je tweehonderd keer berichten moet markeren als gelezen.
Sorteer achtereenvolgens de berichten op Urgentie, op Van en op Onderwerp. Klik daarvoor bovenaan in de lijst berichten op de naam van de kolom.
Je kan de urgente berichten direct afwerken volgens de twee minutenregel of ze naar je _TODO map slepen voor verdere afwerking.
Berichten van mensen of instanties die je niet interesseren, verwijder je. Berichten die je super interesseren beantwoord je volgens de twee minutenregel.
Berichten met een specifiek onderwerp, eventuele SPAM, enz, kan je makkelijk lezen, verwijderen, verslepen enz.
Werk alle berichten aldus af en zet ze na het afwerken of na het beoordelen ervan in de juiste map. Doe dit tot gans de 000-map leeg is. Je zal zien dat je in een minimum van tijd alle berichten snel kan afwerken/organiseren/verwijderen. Je kan de sorteerfunctie immers niet gebruiken in uw hoofdmap Postvak In, omdat anders alle nieuwe berichten compleet verspreid raken tussen de oude.

4. Alle berichten markeren als gelezen

Wat echt verschrikkelijk op de zenuwen werkt, zijn berichten die her en der in het vet blijven staan als "Ongelezen". Als ik op het einde van mijn werkdag naar huis ga, dan staat er geen enkel bericht meer in het vet. Al mijn berichten staan netjes georganiseerd in een map en zijn gelezen of beoordeeld. En ik kan u verzekeren: ik onvang dagelijks honderden berichten! Probeer deze regel aan te houden en je zal veel minder stress hebben in het beantwoorden van uw mails. Doe je dat niet, dan wordt je stapelgek!

Succes ermee!

Laatste aanpassing op Friday, December 8, 2017 om 09:00u